15:51 

amhran
Исполнительная функция: стратегии

Автор: Синтия Ким

Еще в марте кто-то из читателей попросил меня поделиться, как я справляюсь с проблемами исполнительной функции на работе. И вот только в июне у меня дошли руки написать обещанный пост – удивительная смесь иронии и тех самых проблем ИФ.

Отчасти я так долго не могла начать, потому что не знала, как к этому подойти. Составить список или подробный рассказ? Приводить примеры или нет? Насколько детально вообще нужно все это описывать? Кроме того, были опасения, что все мои методы и приемы совершенно очевидны, и до них додумается любой.

Когда мне было 14 лет, и я хотела стать врачом, кто-то порекомендовал мне книгу «Становление хирурга» Уильяма Нолена. В ней описывался путь автора от студента медицинской школы до хирурга, и я тут же погрузилась в чтение, предвкушая узнать, что же это такое – учиться на врача. Однако, я быстро разочаровалась. На первых же страницах автор преподносил как откровение то, что он научился выполнять несколько дел сразу, а именно – забирать документы, относить образцы на анализ и по пути обедать вместо того, чтобы три раза ходить из своего отделения и обратно.

Я помню, как лежала на кровати и думала: «Как он попал в престижную медицинскую школу при такой сообразительности?» Для меня казалось совершенно элементарным, что если тебе нужно сделать три вещи, то лучше всего их сделать с минимальными затратами на перемещение.

Есть вероятность, что для кого-то мои методы окажутся столь же очевидны, но все же предлагаю вам некоторые стратегии, которые я использую в работе и повседневной жизни.

1. Списки дел, приложения, напоминания

Самое важное правило: все записывать – либо на бумаге, либо в приложении-органайзере.

Списки дел: в качестве ежедневника я использую приложение Todoist. Туда я записываю дела, которые нужно сделать в определенный день, но без особой привязки ко времени. Также я использую его для регулярно повторяющихся задач – например, постирать белье или дать собаке лекарство. К счастью, чем больше дел в списке, тем больше галочек я смогу поставить, когда их выполню. А кому не приятно поставить галочку напротив завершенного дела?

Календарь: для назначенных встреч, визитов к врачу и т. д. я использую Google-календарь с отправкой уведомлений на мой телефон и почту. Для особо важных задач (важный звонок, регистрация на самолет) я дополнительно ставлю будильник на телефоне, потому что если слишком увлекусь работой, то могу пропустить уведомление. Будильник гораздо труднее игнорировать.

Прочие списки: я всегда держу список покупок на холодильнике. Как только я замечаю, что какой-то продукт заканчивается, то сразу его записываю. Если составлять список перед самым походом в магазин, я непременно забуду половину. Также я использую списки, когда готовлюсь к поездкам, мероприятиям и т. д. Удивительно, но это очень успокаивает.

Другие полезные средства: Раньше, особенно в «доцифровую» эпоху, я использовала и другие приспособления. Например:

• бумажные календари (настенные, настольные)
• белую доску со стирающимися маркерами
• липкие заметки
• доску с магнитами, чтобы группировать заметки и напоминания
• наглядное расписание

На самом деле, я использую очень много зрительных напоминаний. Их я выделю отдельным пунктом.

2. Зрительные напоминания

Зрительные напоминания – моя страховка. К примеру, я всегда держу бутылочку с мультивитаминами на кухонном столе, потому что еще не привыкла к новому распорядку дня (подробнее об этом ниже). В какой-то момент я захожу на кухню, вижу бутылочку, и в голове возникает мысль: «А приняла ли я витамины?»

В работе я также использую очень много визуальных напоминаний. Например, вот что находится у меня на столе прямо сейчас:

• большой блокнот с заметками по проекту, над которым нужно работать ежедневно
• распечатанное письмо, насчет которого нужно кое-что сделать позже этим днем
• черновик данного поста, чтобы я не забыла им заняться
• стопка листков под стаканом с ручками, чтобы быстро что-нибудь записать
• анонимные ответы на мои анкеты с сайта Survey Monkey – ежедневное напоминание проверять наличие новых
• рекламная рассылка от банка – чтобы зайти в свой аккаунт и проверить подключение функции, которое я просила
• список материалов для антологии, над которой мне нужно начать работать (и никак не могу себя заставить, потому что сроки еще далеко)
• распечатанные замечания корректора по моей книге, над которой я работаю каждый вечер
• стопка с результатами тестов и прикрепленным телефоном невролога – напоминание позвонить (брр!) и записаться на прием
• папка с медицинскими документами для собаки, которые нужно взять с собой при следующем походе к ветеринару

Напечатать все это было непросто, но вид всех этих вещей на столе меня успокаивает. Думаю, зрительные напоминания лучше помогают мне разбираться с делами, чем обычные списки.

3. Распорядок

У моей системы есть слабое место – я могу часами забывать о том, чтобы, собственно, заглянуть в список дел. Чтобы решить эту проблему, я настроила отправку ежедневного уведомления Todoist мне на почту. Я использую это как напоминание, чтобы каждое утро открывать список дел во вкладке браузера. Открытая вкладка сама по себе напоминает мне время от времени проглядывать список.

Весь мой день строится на вот таких небольших, но важных правилах. Если я меняю эти правила, я часто забываю задачи, с ними связанные. Например, недавно я решила принимать мультивитамины не утром, а в обед, потому что на завтрак теперь пью смузи, а сочетание «витамины + смузи» чревато расстройством желудка. Прошел уже почти месяц, но я до сих пор не привыкла к новому режиму. Как минимум, пару раз в неделю я замечаю бутылочку на столе и вспоминаю, что уже вечер, а витамины я так и не приняла. Зрительные напоминания помогают.

В целом же, чтобы я не забыла о каком-то действии, мне необходимо сделать его частью строгого распорядка. Для этого я выстраиваю схемы вокруг повторяющихся дел.

4. Для всего есть система

Если я выполняю повторяющуюся задачу согласно четкой схеме, я с гораздо меньшей вероятностью допущу серьезную ошибку. У меня для всего есть схема – недельная, месячная, квартальная, годовая – от оплаты счетов до заполнения налоговых форм. Такая система гарантирует, что одна и та же задача будет каждый раз выполняться одинаково – то есть, правильно.

Схема может быть очень простой – «оплатить счет, ввести сумму в программу учета, убрать квитанцию в папку». Или она может быть сложной – как ежедневная бухгалтерия компании. Независимо от масштаба, принцип один и тот же – это процесс, который можно повторять многократно, соблюдая последовательность определенных шагов. Это обеспечивает стабильность и избавляет от необходимости каждый раз «изобретать велосипед» при выполнении одного и того же дела.

Для нечастых дел или в случае каких-либо изменений я записываю требуемые шаги вместе с необходимой информацией (номера счетов, логины и т. д.) Со временем большинство схем я заучиваю настолько, что выполняю их почти на автомате, но поначалу письменные «шпаргалки» очень помогают.

(продолжение следует)

@темы: статьи, переводы, СА

URL
Комментарии
2015-02-05 в 16:05 

Хельмипёллё
Женщина должна быть счастлива. И больше она никому ничего не должна!
Спасибо большое за пост.
Думала, это только я "Королева Списков":)
Практически все делаю так же...

2015-02-05 в 16:31 

-Иридия-
Everywhere you can see only the copy, but there are true love!
amhran, ну, не в таких глобальных масштабах. Но я тоже стараюсь записывать важные вещи, типа похода к врачу, к которому запись за неделю( обязательно забуду, если не записать), перед походом в магазин тоже составляю подробный список и стараюсь не отступать от него ( но это скорее в целях экономии). А прочие - нет, для меня это слишком обременительно. Разве что стоит напоминалка о том, что пора сдавать показатели за свет и воду. :hmm:

2015-02-05 в 21:06 

«У моей системы есть слабое место – я могу часами забывать о том, чтобы, собственно, заглянуть в список дел
Это как раз про меня. Поэтому самое важное записывается на листочках, которые лежат где-нибудь на видном месте, а все остальное бесполезно. Электронные напоминалки обычно либо забываешь настроить, либо, чуть отвлекшись, сделать то, о чем они напоминали.
«У меня для всего есть схема – недельная, месячная, квартальная, годовая – от оплаты счетов до заполнения налоговых форм. Такая система гарантирует, что одна и та же задача будет каждый раз выполняться одинаково – то есть, правильно.» Именно так, да и зачем что-то менять, если оно работает?

Комментирование для вас недоступно.
Для того, чтобы получить возможность комментировать, авторизуйтесь:
 
РегистрацияЗабыли пароль?

Letters on the autumn leaves

главная